Como Sacar El Máximo Partido A Tu Herramienta De Gestión De Tareas (I): Crear Tareas De Forma Inteligente

Para sacar el máximo partido al tiempo de tu equipo o tus empleados y mejorar vuestra productividad, es importante tener una buena herramienta para gestionar vuestro tiempo y organizar vuestras tareas. Pero en ocasiones esto no basta. Es necesario aprender cómo usarla correctamente para maximizar los beneficios que puede traer a vuestro negocio. Tu equipo necesita aprender a crear tareas de forma inteligente. Este artículo es aplicable a cualquier herramienta de gestión de tareas.

Una buena cultura de asignación de tareas en tu empresa es realmente importante para evitar malentendidos o tener que explicar lo que querías decir al asignar una tarea a un compañero. La gracia de tener una herramienta automática para gestionar vuestro tiempo y tareas es permitirte asignar tareas a tus compañeros o que te las asignen a ti en cuestión de segundos. Si necesitas dedicar un tiempo extra explicando a tus colegas las tareas que les asignan, es un claro ejemplo de que algo funciona mal.

En el caso de The Task Ninja, gracias a los “Enlaces”, una buena cultura de creación y asignación de tareas es incluso más necesaria, dado que tus contactos, clientes y gente ajena a la empresa pueden asignar tareas a miembros de tu equipo que entrarán a formar parte de vuestro flujo de trabajo. Como suele decirse: “un gran poder implica una gran responsabilidad” 🙂. En este caso, una serie de buenas prácticas a la hora de crear tareas de forma inteligente.

 

La importancia de crear tareas de forma inteligente

El ser correctos y seguir una serie de recomendaciones a la hora de crear las tareas de tu equipo puede parecer algo poco necesario cuando tu empresa tiene apenas carga de trabajo, pero conforme el número de tareas asignada a los miembros del equipo crece, la falta de corrección se transforma en tiempo que necesitáis para explicar lo que queríais decir con esta o aquella tarea, más incluso si han pasado varios días o semanas desde su creación, con la consiguiente pérdida de tiempo que elimina cualquier beneficio derivado del uso de la herramienta automática.

En este artículo, queremos describir la mejor manera de adoptar esa serie de recomendaciones al asignar tareas a nuestros compañeros que nos ayudaran a centrarnos en nuestro trabajo, al tiempo que reducimos el tiempo que pasamos explicando o haciendo entender nuestras intenciones, simplemente por no habernos hecho entender mejor.

Empecemos a crear tareas de forma inteligente por el principio, es decir, “qué es una tarea bien descrita”, y algunos ejemplos de lo que se debe y no se debe hacer.

La Tarea perfecta

El primer paso para crear tareas de forma inteligente es conocer las características que hacen a una tarea perfecta, y más concretamente, cómo redactar la descripción de la misma. Son las siguientes.

Clara

Una tarea ha de describir una acción concreta a ser realizada por un miembro de tu equipo, sin ambigüedades. Debe ser claramente comprensible por la persona a cargo de la misma, sin necesidad de información adicional. Si se necesitan datos adicionales que harían la descripción muy larga, deben ser añadidos como un enlace a un documento, o el propio documento incorporado a la descripción de la tarea.

Hay que tener en cuenta que puede pasar un tiempo considerable entre que asignas una tarea y el momento en que la persona responsable empieza a trabajar en ella. Esto significa que cualquier comunicación verbal que podría complementar la descripción de la tarea que creaste se ha perdido, no la recuerdas, o no la tienes tan clara días, semanas o meses después.

Este es un ejemplo de una tarea que no está descrita de forma clara:

@JohnSmith por favor acaba los documentos para @AlanAnderson y envíame un #email cuando acabes

Aquí, incluso aunque John sabe que necesita escribir unos documentos para Alan, seguramente no recuerde, en el momento actual, a qué documentos te referías (¡y probablemente tu tampoco ya!). Una mejor descripción de la tarea sería:

@JohnSmith por favor acaba los documentos de estudio de mercado que hicimos del 20 al 28 de abril para @AlanAnderson y envíame un #email cuando acabes

Ahora, no importa el tiempo que pase desde su creación hasta que alguien empiece con ella, esta tarea está claramente especificada, y John sabrá siempre a qué documentos te referías.

Concisa

La tarea tiene que redactarse de la manera más breve posible, con suficiente información para ofrecer a tus compañeros todo lo que necesitan para completarla, ni más ni menos. Sin ningún detalle o distracción adicional. Si lo necesitas, adjunta documentos o enlaces externos a cualquier servicio de almacenamiento en la nube en la descripción de la tarea.

Es decir, en lugar de escribir una tarea así:

@JohnSmith me preguntaba como fue la reunión con @AlanAnderson, ¿podemos reunirnos hoy, digamos, sobre las 15:30, y me cuentas qué tal fue?. Parecía bastante interesado acerca de la posibilidad de hacer negocios con nosotros. Tomé las siguientes notas durante la reunión que tuve anteriormente con él, por si son de utilidad: “… (aquí introduces una descripción larga y tediosa de la reunión)…”

Redáctala de manera más concisa, y añade enlaces a la información extra:

@JohnSmith reunámonos a las 15:30 para contarme como fue la reunión con @AlanAnderson. Aquí están mis notas sobre la reunión previa: https://link-to-file.com/document

Imperativa

Una tarea tiene que implicar una acción que necesita ser resuelta. Nunca preguntes en una tarea. Si necesitas información, pídele a tu compañero que te la explique directamente, formulado como una petición.

De modo que en lugar de escribir esto:

@JohnSmith, ¿Cuantos informes sobre los clientes nos quedan por terminar?

Sería mejor escribir algo como esto:

@JohnSmith, dime cuantos informes sobre clientes quedan por terminar a 23 de marzo de 2017.

Específica

Si incluyes fechas o lugares, se lo más específico posible. No dejes nada a la ambigüedad. Incluso aunque podamos detectar y procesar correctamente fechas aproximadas (como “mañana” o “a mediodía”), es mucho mejor para todos si describes con precisión la fecha que tienes en mente.

De modo que en lugar de escribir esto:

@JohnSmith, reunámonos mañana posiblemente en la plaza.

Es mucho mejor escribir algo como:

@JohnSmith, reunámonos mañana a las 11:45 en la Plaza de Mayo, enfrente de Calle Espejos número 14.

Única

Un error muy común que algunos equipos cometen es crear grandes tareas cuya descripción contiene varias acciones en una. Una tarea necesita especificar una y solamente una acción a realizar. Si necesitas que alguien realice varias acciones, deberías separarlas en varias tareas más pequeñas. El mayor consejo para crear tareas de forma inteligente es crearlas con una meta clara, sencilla, e indivisible.

De modo que en vez de crear una tarea como esta:

@JohnSmith por favor genera la factura para @AlanAnderson y llámale para que esté al corriente. ¡Ah!, recuerda llamar a @JoanHolmes también porque necesita ayuda con los últimos cambios en su sitio web.

Sería mejor crear dos tareas independientes:

  1. @JohnSmith por favor genera la factura para @AlanAnderson y llámale para que esté al corriente.
  2. @JohnSmith por favor llama a @JoanHolmes para ofrecerle ayuda sobre los últimos cambios en su sitio web.

Esta separación no solo te permite crear tareas más sencillas y fáciles de completar (lo que tiene muchos beneficios a nivel de motivación del equipo), sino que te permite llevar un seguimiento más correcto de las actividades que estás realizando para ambos clientes, ya que cada tarea aparecerá en el histórico de cada cliente por separado.

Respetuosa

Siempre se respetuoso cuando te dirijas a tus compañeros de equipo, y le asignes tareas. Todos estamos siempre ocupados con nuestro trabajo y pensamos que lo nuestro es lo más urgente, pero cuando escribes una tarea para otra persona, debes recordar que tus colegas están tan ocupados con su trabajo como tu con el tuyo, y que apreciarán que les trates con el mismo respeto que tu esperas de ellos.

Así que, mejor que escribir algo como esto:

@JanetGray te dije el viernes pasado que terminaras los documentos para @AlanAnderson y todavía no he tenido noticias tuyas. Necesito esos documentos AHORA MISMO, así que espero que estén terminados hoy.

Deberías probar a escribir algo similar a esto:

Por favor @JanetGray termina los documentos para @AlanAnderson. La verdad es que los necesitaría pronto, así que si pudieran estar hoy te lo agradecería. Gracias.

El respeto, la educación y mantener un buen ambiente de trabajo marcan una gran diferencia en el lugar de trabajo, tanto físicamente como a través de software, email o similares.

En resume, los beneficios de pasar un segundo pensando la mejor manera de describir una tarea permitirán a tu equipo permanecer centrado en su trabajo, tener menos distracciones, y disfrutar de un entorno de trabajo más relajado, respetuoso y agradable para todos.

Reflexiones finales

En este artículo, hemos descrito como sacar el máximo partido de tu herramienta de gestión de tareas simplemente con unos pequeños consejos sobre cómo describir las tareas a tus compañeros. El crear tareas de forma inteligente puede marcar una gran diferencia en la productividad de tu equipo. Te invitamos a que no pierdas tiempo y dediquéis unos minutos a establecer una buena cultura de creación y asignación de tareas en tu empresa, verás como merece la pena.

¿Tienes algún comentario? ¿Algunas otras buenas prácticas a la hora de crear tareas que te gustaría compartir con nosotros? No dudes en aportar tu comentario más abajo.

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